I.

INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

PRZEZ POLLEASE SP. Z O.O.

1. Administrator danych:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Pollease sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (04-333), ul. Serocka 3 lok. 25, wpisana
do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000729185, NIP: 1132971758, REGON: 380042739 (dalej: Administrator).

Administrator informuje o przetwarzaniu danych osobowych stanowiących Pani/Pana własność zgodnie z art. 13 ust. 1-2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych) (dalej RODO):

2. Dane kontaktowe:

Z Administratorem danych może się Pani/Pan kontaktować pod adresem poczty elektronicznej e-mail: rodo@pollease.pl lub pisemnie
na adres siedziby Administratora wskazany w pkt 1.

3. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych osobowych:

Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane przez Administratora danych w celach:

1. zawarcia umowy leasingu na podstawie Pani/Pana zainteresowania ofertą Pollease sp. z o.o. (art. 6 ust 1 lit. b RODO);
2. zawarcia i realizacji umowy leasingu z Klientem, którego Pani/Pan reprezentuje, w tym kontaktowania się z Panią/Panem w sprawie wykonywania tej umowy – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:

1. w przypadku osoby będącej przedsiębiorcą (Klientem prowadzącym działalność gospodarczą lub Wspólnikiem spółki cywilnej
   – niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonywania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
2. w pozostałych przypadkach – niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f. RODO). Uzasadnionym interesem administratora jest zawieranie i realizacja umów z podmiotami reprezentowanymi przez osoby fizyczne lub, w imieniu których występują osoby fizyczne działające jako organ uprawniony do reprezentacji, łącznie z weryfikacją uprawnień do reprezentowania klientów oraz prawem kontaktowania się z reprezentantami swoich klientów, w związku z wykonywaniem umów na każdym etapie realizacji;

3. dochodzenia roszczeń lub ochrony przed roszczeniami – w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, polegającego na dochodzeniu swoich praw majątkowych lub niemajątkowych lub ochrony przed roszczeniami wobec Administratora, zgodnie
   z przepisami prawa, w szczególności z Ustawą Kodeks Cywilny (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. realizacji obowiązków w zakresie egzekucji roszczeń, w zakresie egzekucji wierzytelności zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego, ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o komornikach sądowych (art. 6 ust. 1 lit c. RODO);
5. dokonywania rozliczeń w toku realizacji umowy pomiędzy stronami, w tym realizacji płatności – w zakresie niezbędnym do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
6. realizacji obowiązków w zakresie rachunkowości oraz obowiązków podatkowych – w celu realizacji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości oraz przepisów podatkowych, w szczególności Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy o podatku od towarów i usług (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
7. wypełnienia obowiązków instytucji obowiązanej, związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
   na podstawie ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2020 r. poz. 971, 1086) (art. 6 ust 1 lit. c RODO);
8. ewentualnego podejmowania czynności w związku z przeciwdziałaniem przestępstwom gospodarczym, praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – w celu uzasadnionego interesu administratora przeciwdziałania i ścigania przestępstw popełnianych na jago szkodę (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
9. rozpatrywania reklamacji – w zakresie, w jakim rozpatrywanie reklamacji podlega pod przepisy prawa, w tym ustawę z dnia 5 sierpnia 2015 r. o rozpatrywaniu reklamacji przez podmioty rynku finansowego i o Rzeczniku Finansowym (Dz.U. z 2019 r. poz. 2279) – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego
   na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w pozostałym zakresie podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość rozpatrywania wniosków i żądań klientów oraz udzielenia na nie odpowiedzi;
10. badania jakości obsługi klientów – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość podnoszenia jakości usług świadczonych na rzecz Klientów oraz zadowolenie Klientów, a także możliwość poznania przyczyn niezawarcia umowy przez Klientów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
11. związanych z raportowaniem wewnętrznym, analizami biznesowymi oraz statystykami – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Uzasadnionym interesem administratora jest możliwość stabilnego i bezpiecznego prowadzenia swojej działalności oraz możliwość podnoszenia jakości świadczonych usług dostosowanych do potrzeb poszczególnych Klientów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
12. związanych z prowadzoną działalnością administracyjną i gospodarczą Administratora, w szczególności zapewnieniem systemu kontroli wewnętrznej, audytami, zarządzaniem ryzykiem operacyjnym, zapewnieniem bezpieczeństwa systemów informatycznych – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora. Uzasadnionym interesem administratora jest możliwość stabilnego i bezpiecznego prowadzenia działalności, w tym zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
13. archiwalnych (dowodowych), będących realizacją prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji przez Administratorów, na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów związanych ze świadczeniem usługi lub zgodności działania Administratora
    z przepisami prawa (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
14. marketingu bezpośredniego produktów i usług Administratora oraz usług i produktów podmiotów współpracujących z Administratorem (partnerów Administratora) – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest Pani/Pana zgoda.

4. Informacje dotyczące profilowania:

Administrator dokonuje profilowania na podstawie podanych przez osobę danych osobowych w celu analizy potrzeb i preferencji, a następnie na tej podstawie, dostosowuje informacje marketingowe o wybranych produktach lub usługach Administratora kierowane do tej osoby (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Profilowanie odbywa się wyłącznie na podstawie podanych przez osobę danych osobowych i nie łączy informacji pozyskiwanych z różnych źródeł. Dzięki profilowaniu Administrator może kierować przekaz marketingowy bardziej pożądany przez jego odbiorców, co stanowi korzyść zarówno dla Administratora, jak i dla osób, których dane dotyczą, ponieważ w ten sposób Administrator kieruje informacje, które mogą być przekazem wartościowym dla odbiorcy tej informacji marketingowej.

5. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane:

Jeśli nie dojdzie do zawarcia umowy pomiędzy Administratorem a Klientem, którego Pani/Pan reprezentuje, Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez 6 miesięcy od daty podjęcia przez Administratora negatywnej decyzji leasingowej albo wygaśnięcia ważności pozytywnej decyzji leasingowej oraz do momentu wycofania przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych, jeśli została wyrażona, jednak nie dłużej niż 3 lata od daty wyrażenia zgody.

W przypadku zawarcia umowy pomiędzy Administratorem, a Klientem, którego Pani/Pan reprezentuje, Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane:

1. W okresie realizacji umowy pomiędzy stronami, w celach dokonywania rozliczeń – przez okres współpracy;
2. Dla celów związanych z obowiązkami w zakresie rachunkowości oraz realizacji obowiązków podatkowych, odpowiednio przez 5 lat od końca roku, w którym nastąpiło zdarzenie lub 5 lat od końca roku podatkowego;
3. Dla celów realizacji obowiązków w zakresie egzekucji roszczeń rozpatrywania reklamacji, obrony przed roszczeniami i dochodzenia roszczeń, nie krócej niż do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy zgodnie z terminami przedawnienia roszczeń wynikającymi z przepisów prawa;
4. Przez okres nie dłuższy niż do momentu wygaśnięcia zobowiązania – dla celów badania jakości obsługi klientów, przeciwdziałania przestępstwom gospodarczym oraz dla celów związanych z raportowaniem wewnętrznym, analizami biznesowymi oraz statystykami;
5. Do momentu wycofania przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych, jeśli została wyrażona, jednak przez okres nie dłuższy niż 5 lat od wygaśnięcia zobowiązania – dla celów marketingowych;
6. Przez okres nie dłuższy niż najdłuższy okres wynikający z okresów wskazanych w pkt. 1-3 – dla celów związanych z prowadzoną działalnością administracyjną i gospodarczą Administratora oraz archiwalnych.

6. Odbiorcy danych:

1. Administrator udostępnia dane osobowe kontrahentów w następujących przypadkach:

- gdy taki obowiązek wynika z przepisów obowiązującego prawa, m.in. do Krajowej Administracji Skarbowej innym organom państwowym;

- operatorom pocztowym, firmom kurierskim.

2. Dane osobowe kontrahentów mogą być ujawnione podmiotom przetwarzającym na zlecenie i w imieniu Administratora, na podstawie zawartej umowy powierzania danych osobowych, w celu świadczenia określonych w umowie usług, np.:

- usług teleinformatycznych, hosting, dostarczanie i utrzymanie systemów informatycznych;

- usług księgowych;

- obsługi poczty tradycyjnej, recepcji;

- usług prawnych, doradczych;

- podmiotom przetwarzającym dane w celu windykacji należności;

- podmiotom świadczącym usługi archiwizacji, niszczenia dokumentów;

- dealerom;

- podmiotom świadczącym usługi audytowe, marketingowe oraz inne usługi administracyjne

7. Prawa osoby, której dane dotyczą:

Każda osoba, której dotyczą dane osobowe, ma prawo:

1. dostępu – uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (art. 15 RODO);
2. do otrzymania kopii danych – uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie Administrator może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);
3. do sprostowania – żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
4. do usunięcia danych – żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli Administrator nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art. 17 RODO);
5. do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), gdy:

1. osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,
2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu, żądając ograniczenia
   ich wykorzystywania,
3. Administrator nie potrzebuje już tych danych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
4. osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;

6. do przenoszenia danych – otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych dotyczących osoby, która dostarczyła je Administratorowi, oraz żądania przesłania tych danych innemu Administratorowi, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub umowy z nią zawartej oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
7. do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach Administratora,
   z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania. Wówczas Administrator dokonuje oceny istnienia ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów Administratora, Administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania danych w tych celach (art. 21 RODO).

W każdym przypadku osoba, której dane dotyczą, może również skontaktować się bezpośrednio z Administratorem:

- e-mailowo pod adresem poczty elektronicznej: rodo@pollease.pl

- na podany adres siedziby Administratora: ul. Serocka 3 lok. 25, 04-33 Warszawa

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzoru, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO) z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, z którym można kontaktować się w następujący sposób:

- za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl

- listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;

- przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt ;

- telefonicznie: tel. 22 531-03-00, Infolinia: 606-950-000

Akty prawne przywoływane w klauzuli:

RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L 2016 Nr 119, s. 1 z późn. zm.[1]);

ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 2020 r. poz. 1575,1578, 2070);

ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. z 2020 r. poz. 1427);

ustawa z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 121);

ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351, 1495, 1571, 1680 i z 2020 r. poz. 568);

ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325, 1423);

ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1406, 1565);

ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r. poz. 106, 1065, 1106, 1747);

ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2020 r. poz. 1740)